Olá pessoal tudo bem?

Neste post vamos dar uma introdução sobre as práticas recomendadas quando há necessidade de migrar de um ambiente Sharepoint On-Premisse para o SharePoint Online.

Primeiramente vamos entender as principais diferenças entre o On-Premisse e OnLine.

Acredito que seja importante resgatar essa necessidade do conhecimento entre um modelo e outro, para que uma decisão de migração e até mesmo de implantação da plataforma seja de uma forma que atenda às necessidades importantes para empresas que precisam ter suas informações compartilhadas, ter seus processos de negócio automatizados, uma maior interação entre os colaboradores e tudo aquilo que um ambiente colaborativo, SharePoint, irá agregar de valor a elas.

O primeiro questionamento: O quanto posso pagar por aquilo que necessito desta plataforma?

Partindo para um ambiente SharePoint On-Premisse, será necessário ter mais espaço físico (metaforicamente e literalmente). Além disso, será necessário também uma equipe de TI para manter todos os servidores, equipamentos e necessidades estáveis, ou seja, a infraestrutura nesse ponto poderá ser algo que encarece em manter um ambiente On-Premisse. Ao escolher um ambiente “Cloud”, ou seja, falando em SharePoint OnLine, os recursos internos serão bem reduzidos; não será necessário comprar hardwares e outras licenças, proporcionando um aumento de produtividade da equipe de TI para que eles se preocupem somente com questões de níveis mais superiores ao seu trabalho.

Outro questionamento que pode surgir da não escolha de um ambiente “OnLine”: onde ficam guardadas as informações?

Sim, é necessário pensar nesta questão, pois trata-se de informações corporativas, essas que comumente serão trocadas internamente na empresa, a chamada Intranet. Então eu prefiro manter isso em casa? Por questões de legalidade, algumas empresas não podem armazenar suas informações nas nuvens, portanto neste quesito considere ter um ambiente SharePoint On-Premisse.

Abaixo uma ilustração que demonstra alguns fatores de custos que uma migração de um ambiente On-Premisse para um ambiente Online traz de benefícios.

Comparativo OnPremisse e Online

Comparativo OnPremisse e Online

Uma das principais premissas, na maioria das empresas, é colocar a questão dos custos para se manter um ambiente SharePoint, no ponto de vista financeiro. Novamente uma questão a observar quando se escolhe um ambiente On-Premisse, é considerar o lado de “compra” e “manutenção” de hardware, juntamente com todos os custos de licença e etc. No caso do SharePoint Online, ele faz parte de um plano do Office 365 e é faturado mensalmente por usuário. Assim, há condições de ter maior controle dos custos naquilo que será realmente utilizado pela empresa.

As melhorias que vêm ocorrendo, no ambiente do SharePoint OnLine, indica que a Microsoft está ciente das necessidades que as empresas precisam em um ambiente SharePoint, visto que seu compromisso é de finalmente criar uma plataforma poderosa e confiável em um ambiente Cloud.

Pontos importantes em uma migração

Não irei entrar em muitos detalhes nos quesitos de escolha do ambiente SharePoint, na preparação ou conselhos de como planejar a mudança necessária para que a empresa migre para um ambiente Online. Na verdade, será colocado alguns aspectos técnicos e cenários para realizar uma migração entre um ambiente On-Premisse para o Online. É importante ressaltar que não temos um RoadMap de como realizar uma migração. Então colhi mais informações técnicas, ou seja, ainda estudando cenários, técnicas, ferramentas e até mesmo processos de como a migração poderá ser realizada.

O SharePoint OnLine faz parte do Office 365, então a migração é realizada para o Office 365. Consequentemente, a empresa passará a utilizar as ferramentas que o Office 365 disponibiliza, isso inclui o SharePoint Online.

Não há como fugir de um bom roteiro de migração, um plano de governança e a necessidade de uma arquitetura de informação. Com estes planejamentos pode-se alcançar uma melhor visibilidade do sucesso da migração durante toda a sua execução. Particularmente, eu começaria criando um roteiro do conteúdo que será migrado para um ambiente Online, e assim avaliar todas as personalizações que já foram feitas no ambiente On-Premisse. Para cada personalização, é necessário decidir se deseja ou não fornecer a funcionalidade no ambiente Online.

A migração do SharePoint para o Office 365, não são exatamente os mesmos. Primeiro, tem que levar em consideração que existem planos com diferentes assinaturas e cada uma tem um conjunto de recursos disponíveis. A Microsoft disponibiliza um comparativo de funcionalidades de cada plano, para mais informações visite a documentação do Sharepoint Online Service.

Depois de planejar e analisar os planos disponíveis e com um RoadMap definido do que será migrado para o SharePoint Online, quais os passos e meios devemos seguir? Confesso que não encontrei algo muito trivial a ser realizado, ou até mesmo um passo a passo. Então olhei para as diferentes maneiras para fazer essa migração e nas pesquisas realizadas eu resumi em três opções:

  • Manualmente – Acredito que esta seja uma maneira menos prática para fazer uma migração. Alguns indicam formas de pegar os arquivos através do SharePoint Explorer e mover para um destino Online, mas desta forma vai se perder todos os metadados, aquelas informações de criado por e data de criação, pois serão substituídos por aquele que fez a cópia para o ambiente Online. Porém essa não é a única maneira manual de realizar essa migração. É importante tomar cuidados ao seguir desta forma.
  • Híbrido – Acredito que esta opção possa ser uma das formas mais comuns entre as empresas, pois na verdade estamos falando de cenários que já possuem um ambiente On-Premisse. Um ambiente Híbrido nada mais é do que uma conexão entre o ambiente local e um ambiente Cloud, permitindo que entre esses ambientes os dados possam ser acessados e as funcionalidades sejam unificadas. É uma boa opção para empresas que desejam migrar para o ambiente Online “gradualmente”,  porém há necessidade de um grau elevado de segurança para comunicação entre esses ambientes, seguir bem um planejamento indicado pela Microsoft e ter uma equipe de TI com níveis altos sobre segurança, migração de conteúdo e ambientes cloud é um recurso indispensável para seguir com essa abordagem. A Microsoft tem uma boa documentação sobre ambientes híbridos, recomendo SharePoint Server 2013 Hybrid.
  • Código ou Ferramenta de terceiro – Há diversas ferramentas no mercado que possam realizar essa tarefa de forma transparente e com um suporte contratado. Porém eu acredito que possa torna-se uma forma com um custo elevado e poderá não atender todas as necessidades que a empresa necessita para realizar a migração, mas é uma opção que pode resolver cenários mais específicos e de forma rápida.
    Falar em código, é uma das partes que mais gosto e que em outros posts iremos dar mais atenção. Sim, é fazer a própria solução, utilizando ferramentas APIS que a Microsoft disponibiliza e uma dessas é o SharePoint Online Management. Ele disponibiliza algumas funções para que seja possível fazer as próprias ferramentas de migração. Porém essas opções é necessário levar em conta a questão do tempo versus esforço e todo o suporte necessário. Recomendo que visite este artigo Migration to SharePoint OnLine.

É isso pessoal, chegamos ao final de nosso post e assim as próximas atividades que teremos vamos planejar nossos cenários, avaliar os ambientes e construir um Roadmap para realizar essas migrações. Teremos um bom e longo caminho de muitos posts, pois este é um dos assuntos muitos debatidos entre os profissionais de SharePoint.