A Microsoft oferece dois serviços de armazenamento de arquivos em nuvem – OneDrive (também chamado de OneDrive Pessoal) e OneDrive for Business. Apesar do nome parecido, foram por muito tempo duas coisas completamente diferentes.

Usuários domésticos tipicamente utilizam o OneDrive, ao passo que aqueles que usam o Office 365 em suas empresas têm também o OneDrive for Business (OD4B) à disposição. O curioso – e vejo isso acontecer o tempo todo, tanto na Lambda3 quanto em clientes – é que muitos usuários do Office 365 nem sequer sabem que o OneDrive for Business existe. E quando sabem de sua existência, não sabem para quê serve.

Bem, neste post quero compartilhar uma ideia bem bacana de como usar o OneDrive (qualquer um dos dois!) para sincronizar seus documentos com a nuvem, de modo a ter não apenas um backup de seus arquivos mas também poder acessá-los de qualquer lugar.

O problema

Usuários de Windows estão acostumados a usar a pasta Documentos (C:\Users\<nome do usuário>\Documents) para guardar seus arquivos – em particular aqueles criados pelos programas do Office e afins. O problema é que essa é uma pasta local (ou seja, existe apenas no computador) e, portanto, todo o seu conteúdo pode ser perdido se a pasta for apagada ou se acontecer algo ao computador. Junte-se a isso o fato de que usuários raramente se preocupam em fazer backups de seus dados e temos a receita para um desastre, só esperando pela primeira oportunidade para acontecer.

A ideia

Agora, e se pudéssemos configurar o Windows para sincronizar automaticamente o conteúdo de nossa pasta Documentos, de modo que toda e qualquer alteração fosse replicada para um banco de dados central na nuvem (acessível através do browser) e para quaisquer outros computadores que eu venha a usar?

Dessa forma, não só eu teria a segurança de que meus dados estão guardados em outros locais além do meu computador mas também poderia acessar a última versão de um documento a partir de qualquer lugar (inclusive a partir de smartphones). Ou seja, poderia começar um documento no escritório e continuar em casa a partir do mesmo ponto em que parasse, sem levar notebooks (ou pen drives) para lá e para cá.

Apesar de haver inúmeras maneiras de se conseguir isso, escolhi usar o OneDrive for Business como exemplo neste post porque:

  1. Ele tem uma capacidade de armazenamento bem grande (tipicamente 1TB); e
  2. Ele é gratuito para usuários de Office 365, que muitas vezes nem sabem que ele existe.

Bom, hora de pôr a mão na massa. Vamos começar instalando o OneDrive. Ah, mesmo que você já tenha o OneDrive em seu computador, não deixe de ler a seção abaixo.

Instalando o OneDrive

Na verdade pode ser que você já tenha o OneDrive instalado aí no seu computador, sabia? Isso porque desde o Windows 8 (incluindo Windows 10) o OneDrive vem pré-instalado como parte do sistema operacional. Porém, esse OneDrive que vem no Windows funciona apenas para as contas pessoais e não reconhece o OneDrive for Business. Isso, contudo, vai mudar. A Microsoft está desenvolvendo um novo cliente do OneDrive, o OneDrive Next Gen Sync Client (ODNGSC). Um dos grandes benefícios desse novo cliente é consolidar numa única aplicação o suporte aos dois tipos de conta do OneDrive: Pessoal e Business.

A primeira coisa a se fazer, então, é baixar o novo cliente do OneDrive e instalá-lo em seu computador. Ao fazê-lo, você irá substituir qualquer versão anterior do OneDrive que porventura esteja instalada em seu computador – até mesmo a versão que veio pré-instalada no Windows 8/10.

Pode ser que nada do que falei até agora seja novidade para você, e que você já esteja usando o OneDrive Next Gen Sync Client para sincronizar o OneDrive Pessoal. Nesse caso, pode pular a seção abaixo e ir direto para a configuração do OneDrive for Business. Se ainda não instalou o ODNGSC, continue lendo!

Agora, se você já tiver usando o ODNGSC não apenas para a conta pessoal mas também para sincronizar o OneDrive for Business (ou se você não tem uma conta do OneDrive for Business) pode pular direto para a parte mais importante do post.

OneDrive Pessoal

Ao instalar o novo cliente do OneDrive, você será apresentado à tela abaixo. Nela, coloque o e-mail da sua Conta Microsoft (tipicamente um e-mail @hotmail.com, @live.com ou @outlook.com) que está associada ao seu OneDrive.

Janela inicial de configuração do OneDrive. Informe o e-mail da sua Conta Microsoft (1)
Janela inicial de configuração do OneDrive. Informe o e-mail da sua Conta Microsoft (1)

Faça o login em sua Conta Microsoft. A seguir, será exibida a janela abaixo indicando em qual pasta no seu computador será sincronizado o OneDrive (1). Opcionalmente, você pode alterar o endereço padrão de sincronização (2). Isso é especialmente útil se seu computador tiver dois HDs – um drive C pequeno (como um SSD) e um drive D maior (normalmente um HDD). Nesse caso, altere o local de sincronização e aponte para uma unidade local que tenha espaço suficiente para guardar seus documentos.

Janela de configuração do local de sincronização do OneDrive (1). Você pode, também, alterar o local de sincronização (2)
Janela de configuração do local de sincronização do OneDrive (1). Você pode, também, alterar o local de sincronização (2)

Agora é só clicar no Avançar (“Next”) e pronto! Estamos com o OneDrive Pessoal configurado!

Janela de conclusão da instalação do OneDrive Pessoal

Se você tiver uma conta do OneDrive for Business (normalmente associada a uma conta do Office 365) continue lendo a seguir. Senão, pule para a configuração das pastas.

OneDrive for Business

Com a conta pessoal configurada, podemos agora configurar a conta de negócios. O primeiro passo é encontrar o ícone do OneDrive Pessoal na área de notificações do Windows (1) para, então, clicar em Configurações (“Settings”):

Acesso à janela de opções do OneDrive através do ícone na área de notificação
Acesso à janela de opções do OneDrive através do ícone na área de notificação.

Na caixa de diálogo de Configurações do OneDrive (abaixo) há uma opção – novidade do ODNGSC – para adicionar uma “conta de negócios”:

Janela de configurações do OneDrive Next Gen Sync Client, com a opção de acrescentar uma conta de negócios (1)
Janela de configurações do OneDrive Next Gen Sync Client, com a opção de acrescentar uma conta de negócios (1) (clique para ampliar)

Clique no botão para adicionar uma conta de negócios (1) e informe agora seu e-mail do Office 365 O resto do processo é bem similar ao da conta pessoal.

Configurando o backup automático

Para concluir o processo, precisamos dizer ao Windows que nossas pastas locais de documentos deverão ser sincronizadas com o OneDrive. Para isso, vamos abrir a pasta local do OneDrive no Explorador de Arquivos. Se você tiver as duas contas (Personal e Business), escolha aquela que tem mais espaço.

Agora crie dois subdiretórios (se não existirem): Documentos e Imagens. Vamos usa-los para guardar nossos documentos e imagens, respectivamente, salvos no computador local.

OneDrive for Business com dois novos subdiretórios, Documentos e Imagens, onde iremos sincronizar nossos arquivos
OneDrive for Business com dois novos subdiretórios, Documentos e Imagens, onde iremos sincronizar nossos arquivos

Última etapa (ufa!): Ainda no Explorador de Arquivos, vá à pasta do Computador (“This PC”), clique com o direito na pasta de Documentos e selecione Propriedades:

Clique com o botão direito na pasta Documentos e selecione Propriedades
Clique com o botão direito na pasta Documentos e selecione Propriedades

Na aba Local (“Location”), clique em Mover e aponte sua pasta de documentos para o respectivo subdiretório que acabamos de criar no OneDrive. Quaisquer documentos que você porventura já tenha no computador local serão movidos para a pasta do OneDrive e, portanto, serão copiados para a nuvem. Além disso, daqui para a frente qualquer programa que queira abrir e/ou salvar documentos na pasta padrão de Documentos irá usar automaticamente essa nova pasta no OneDrive.

Aba Local da pasta de Documentos apontando para o subdiretório Documentos no OneDrive
Aba Local da pasta de Documentos apontando para o subdiretório Documentos no OneDrive

Pronto! Agora, nossos documentos estarão sempre sincronizados com a nuvem e com quaisquer outros computadores onde executarmos este mesmo procedimento. É uma maneira interessante de, por exemplo, replicar os arquivos entre os computadores de casa e do escritório, ou entre um desktop e um notebook.

“Ei, e a pasta Imagens?”

Bem, repita o processo acima mas agora apontando para a pasta Imagens ao invés da pasta Documentos. Dessa forma, você faz backup não apenas dos seus documentos mas também de suas fotos e outras imagens!

Conclusão

E aí, o que achou da dica? Agora você tem backup e sincronização multi-dispositivo para seus documentos! Legal, não?

Não deixe de comentar!

 

Um abraço,
Igor

 

(Cross-post de http://www.tshooter.com.br/2016/05/02/faca-backup-automatico-de-documentos-com-onedrive/)